Руководство пользователя

1Что такое Gym Hub

Несколько простых слов

Какие бывают абонементы

2Кто что делает в системе

У одного человека может быть несколько ролей, например владелец одновременно работает администратором. Тогда в его меню собраны разделы всех его ролей.

Как устроены экраны:

• Слева находится меню, на телефоне оно открывается кнопкой с тремя полосками.
• В таблицах нажмите на строку, и под ней появятся кнопки действий.
• Поле Поиск... над таблицей фильтрует строки прямо во время ввода.
• В большинстве таблиц нажатие на заголовок столбца сортирует строки.

3Карты и считыватель

Карты доступа. В системе используются карты доступа Mifare 1k RFID NFC (карта с уникальным кодом (идентификатор), частота 13,56 МГц, ISO, RFID).

Считыватель. Для считывания карт используется программируемый NFC-считыватель ODNFC-LAN (Lua). Описание считывателя: https://unitx.pro/docs/rfid-nfc/odnfc/lan-lua/

Карту нужно поднести к считывателю на расстояние до 6–10 см. Считыватель подключается к сети по кабелю или Wi-Fi и работает в двух режимах:

После нажатия на значок считывания на экране идёт ожидание около 10 секунд. За это время нужно приложить карту. Если не успели, нажмите значок ещё раз.

4Вход в систему

Случай 1Войти

1. Откройте адрес системы в браузере.

2. Введите номер телефона и нажмите Далее.

   

3. Введите пароль и нажмите Войти.

   

Чтобы завершить работу, нажмите Выход в правом верхнем углу.

Случай 2Первый вход или забытый пароль

У нового сотрудника пароля ещё нет. Такой же экран появляется, когда владелец сбросил пароль.

1. Попросите у владельца четырёхзначный пин-код. Он виден в таблице сотрудников.
2. Введите телефон и нажмите Далее. Появится сообщение Задайте пароль.
3. Введите пин-код, новый пароль, повторите пароль и нажмите Сохранить.

Система сразу выполнит вход, а пин-код перестанет действовать.

5Рабочий день администратора

Случай 3Открыть смену

1. В меню выберите Смены.
2. Нажмите Открыть смену.

Появятся кнопки Закрыть смену, Продать абонемент и Регистрация посещения. На экране будет список клиентов, пришедших за смену.

Случай 4Клиент пришёл и приложил карту

Администратору ничего нажимать не нужно.

Система проверяет абонемент клиента и сразу добавляет его в список на экране Смены. Обновлять страницу не надо.

Так работают абонементы по времени и по числу посещений. Если подходящих абонементов несколько, система возьмёт тот, что начался раньше. Персональные тренировки отмечайте вручную, см. случай 5.

Вход не пройдёт, если:

• у клиента нет действующего абонемента;
• закончился срок или посещения;
• сейчас не то время, например утренний абонемент вечером;
• эта карта уже проходила по этому абонементу в последние 2 часа.

Считыватель получает ответ сервера: вход разрешён или нет. Что клиент при этом увидит или услышит, зависит от настройки считывателя в вашем зале.

Случай 5Отметить посещение вручную

Используйте этот способ для персональных тренировок, а также если карта не сработала сама.

1. На экране Смены нажмите Регистрация посещения.
2. Нажмите значок считывания справа от поля Карта и приложите карту клиента. Номер можно ввести и с клавиатуры.
3. В таблице появятся доступные абонементы клиента. Отметьте нужный.
4. Нажмите Регистрация.

Случай 6Продать абонемент постоянному клиенту

1. Продать абонемент
2. Шаг 1: абонемент
3. Шаг 2: клиент
4. Шаг 3: оплата
5. Проверить данные
6. Сохранить

1. На экране Смены нажмите Продать абонемент.

2. Нажмите на карточку нужного абонемента. Система сама перейдёт к следующему шагу.

   

3. Нажмите значок считывания и приложите карту клиента.

   

4. Проверьте, что на экране нужный клиент, и нажмите Далее.

   

5. Решите, включать ли Активировать сейчас, выберите Способ оплаты и нажмите Продать.

   

6. Проверьте абонемент, клиента, карту и способ оплаты, затем нажмите Сохранить.

   

Продажа попадёт в текущую смену, и система вернётся на экран Смены.

Старые абонементы того же вида, у которых закончился срок или посещения, система закроет сама.

Случай 7Новый клиент покупает абонемент

1. Начните продажу и выберите абонемент, как в случае 6.
2. На шаге Клиент нажмите ссылку нового клиента.
3. Введите телефон. Дальше возможны два варианта:
   • Найден пользователь. Человек уже есть в системе, его данные подставятся сами.
   • Требуется верификация звонком. Нажмите Позвонить и подождите подтверждения номера.
4. Заполните Имя, при необходимости отчество и фамилию.
5. Нажмите значок считывания и приложите новую карту.
6. Нажмите Далее и завершите продажу, как обычно.

Случай 8Разовое посещение

1. Начните продажу и выберите разовый абонемент.
2. На шаге Клиент ничего заполнять не нужно, нажмите Далее.
3. Выберите способ оплаты и нажмите Продать, затем Сохранить.

Посещение запишется автоматически, а абонемент сразу закроется.

Случай 9Персональные тренировки

Продажа идёт как обычно, но на шаге 3 появляется поле Тренер, и его нужно заполнить.

Есть два вида персональных абонементов:

Когда клиент пришёл на тренировку, отметьте посещение вручную, см. случай 5.

Случай 10Добавить клиента без продажи

1. В меню выберите Клиенты и нажмите Добавить.
2. Введите телефон.
3. Если появилось Требуется верификация звонком, нажмите Позвонить.
4. Если система попросит, укажите имя.
5. Приложите карту, если она уже есть.
6. Нажмите Сохранить.

Случай 11Выдать, отвязать или заменить карту

Выдать карту клиенту, у которого её нет:

1. В меню выберите Клиенты и нажмите на строку клиента.
2. Нажмите значок считывания и приложите карту.

Заменить потерянную карту:

1. Нажмите на строку клиента, затем Отвязать карту.
2. Снова нажмите на строку и приложите новую карту.

Старая карта перестанет работать сразу после отвязки. Каждая замена сохраняется в журнале.

Случай 12Посмотреть абонементы и посещения клиента

В меню выберите Клиенты, нажмите на строку клиента и выберите:

• Абонементы, чтобы увидеть, что куплено, сколько осталось посещений и когда заканчивается срок. Переключатель Только действующие скрывает закрытые абонементы.
• Посещения, чтобы увидеть всю историю приходов.

Кнопки Редактировать и Отменить на этих экранах видит только владелец.

Случай 13Заморозить или закрыть абонемент

1. В меню выберите Журнал абонементов и нажмите Получить отчет.
2. Найдите клиента через поле Поиск... и нажмите на строку.
3. Нажмите Заморозка или Закрыть.

Кнопка Заморозка видна, если абонемент уже активирован и у него остались дни заморозки.

Цвет строки подсказывает состояние: красный значит, что абонемент закончился, оранжевый значит, что он скоро закончится. Чем больше полосок в первом столбце, тем меньше осталось.

Закрытый абонемент можно вернуть. Включите Показать закрытые, получите отчёт, нажмите на строку и выберите Восстановить.

Случай 14Закрыть смену

1. На экране Смены нажмите Закрыть смену.

2. Нажмите Подтвердить.

   

3. Сверьте итоги: число посещений, наличные и безналичные.

   

4. Нажмите Закрыть.

6Работа тренера

Случай 15Провести тренировку

В разделе Тренировки видны только ваши клиенты: те, у кого есть действующий персональный абонемент с вами.

1. Нажмите на имя клиента.

2. Нажмите Начать тренировку.

3. Нажмите Добавить упражнение и выбирайте упражнения в списках по группам мышц. Затем нажмите Закрыть.

   

4. Нажмите на строку упражнения и заполните Подходы, Повторения и Вес. Значение сохраняется, когда вы переходите к другому полю.

   

5. Меняйте порядок стрелками в столбце Очередность, а лишнее убирайте значком корзины.

6. В конце нажмите Завершить тренировку.

Случай 16Взять за основу прошлую тренировку

1. Откройте тренировку клиента и разверните блок История.
2. Нажмите на строку, чтобы посмотреть упражнения того дня.
3. Нажмите значок копирования в столбце Скопировать.

Случай 17Посмотреть всю историю клиента

В разделе Тренировки нажмите История на карточке клиента. Там видны даты, тренер и статус. Завершённую по ошибке тренировку можно вернуть кнопкой в столбце Переоткрыть.

Случай 18Настроить список упражнений

1. В меню выберите Упражнения.
2. Нажмите Добавить, чтобы создать группу мышц.
3. В строке группы нажмите Упражнения, чтобы добавить, изменить или удалить упражнения этой группы.

Значки карандаша и корзины меняют и удаляют саму группу. Нажатие на строку показывает её упражнения.

7Работа владельца

Перед началом работы зала настройте систему в таком порядке:

1. Создать абонементы
2. Добавить администраторов
3. Добавить тренеров
4. Выдать сотрудникам пин-коды
5. Можно открывать смену

Случай 19Создать абонемент

1. В меню выберите Абонементы и нажмите Добавить.
2. Заполните Наименование и Цена, выберите тип.
3. Заполните поля для выбранного типа и нажмите Сохранить.

Поля Время с и Время по задают часы, когда абонемент действует. Так делаются утренние тарифы.

Чтобы изменить абонемент, нажмите на его строку.

Выключить убирает абонемент из продажи и сохраняет историю. Вернуть его можно, если включить Показать выключенные.

Случай 20Добавить сотрудника

1. В меню выберите Администраторы или Тренеры и нажмите Добавить.
2. Введите телефон. Если нужно, подтвердите номер кнопкой Позвонить и укажите имя.
3. Нажмите Сохранить.
4. Передайте сотруднику пин-код из столбца Пин-код. С ним он создаст пароль, см. случай 2.

Случай 21Уволить сотрудника или сбросить пароль

Нажмите на строку сотрудника.

Случай 22Проверить смены и кассу

Все отчёты с периодом работают одинаково: укажите даты С и По или выберите День, Неделю, Месяц, Год и листайте стрелками. Затем нажмите Получить отчет.

1. В меню выберите Журнал смен и получите отчёт. Итоги находятся в нижней строке.
2. Нажмите на строку смены, чтобы увидеть кнопки Абонементы и Посещения.

Баланс считается так: наличные плюс безналичные минус зарплата тренеров.

Абонементы показывает, что продано за смену:

Посещения показывает, кто приходил:

Случай 23Рассчитать зарплату тренеров

В меню выберите Зарплата тренеров и получите отчёт за период. Нажмите на строку тренера, чтобы увидеть, из каких продаж сложилась сумма.

Случай 24Узнать, что продаётся лучше

В меню выберите Статистика абонементов и получите отчёт. Видно, сколько абонементов каждого вида продано и на какую сумму.

Случай 25Исправить ошибку

Абонемент оформлен неверно:

1. Откройте Клиенты, нажмите на строку клиента, затем Абонементы.
2. Нажмите на строку абонемента и Редактировать.
3. Измените даты, остаток, дни заморозки, способ оплаты или тренера и нажмите Сохранить.

Посещение записано по ошибке:

1. Откройте Клиенты, нажмите на строку клиента, затем Посещения.
2. Нажмите на строку посещения и Отменить.

Списанное посещение вернётся на абонемент. Отмену можно отозвать кнопкой Восстановить.

Случай 26Проверить замены карт

В разделе Карты доступа видно, кто, когда и какую карту заменил.

Случай 27Работать с несколькими залами

Если вам доступно больше одного зала, над меню появится переключатель. После смены зала откройте нужный раздел заново, чтобы увидеть данные выбранного зала.

8Телефон и тёмная тема

Система работает в браузере на компьютере и телефоне и устанавливается на телефон как приложение. Для работы нужен интернет. После установки на экране телефона появляется такой значок:

Значок луны вверху экрана включает тёмную тему.

9Если что-то пошло не так

Карта не считывается в форме. Нажмите значок считывания и приложите карту в течение 10 секунд. Проверьте, что считыватель подключён к сети.

Клиент приложил карту, а в списке его нет. Проверьте, что смена открыта. Если проблема в абонементе, откройте Регистрацию посещения: система покажет доступные абонементы или сообщение с причиной.

Не видно нужного раздела. Меню зависит от роли. Обратитесь к владельцу.

10Шпаргалка